Pilhas desorganizadas de correspondências, contas e outros documentos em papel podem realmente obstruir um espaço de trabalho produtivo. Se você precisa de um incentivo para organizar a bagunça, em casa ou no escritório, considere o seguinte: estudos têm mostrado que gastamos, em média, mais de 4h por semana procurando por papéis perdidos, o que impacta negativamente a produtividade e aumenta o estresse e a procrastinação. A incapacidade de localizar uma determinada fatura ou extrato bancário também pode levar à perda de datas de vencimento importantes, atrasos nos pagamentos, cobrança de taxas de atraso e encargos financeiros e, possivelmente, redução da pontuação de crédito.
Confira a seguir 6 dicas de como colocar a bagunça de arquivos e documentos em papel sob controle e começar o novo ano com uma atitude de responsabilidade e um método eficiente de organização:
1. Crie uma estação de trabalho
Designe um espaço especificamente para organização de documentos, classificação de correspondência e pagamento de contas e faça o possível para mantê-lo organizado.
Pastas de arquivos ou bandejas de papel funcionam bem para organizar documentos físicos importantes em categorias fáceis, como “pagar”, “destruir”, “tratar o mais rápido possível” ou “enviar”. Você também deve ter um triturador no espaço para se livrar adequadamente de documentos confidenciais ou privados, um scanner para digitalizar arquivos que ocupam muito espaço físico, um planejador ou calendário com datas de vencimento e orçamentos e quaisquer outras ferramentas necessárias que manterão a organização de contas e correspondências.
2. Automatize o pagamento de contas
Muitos bancos e empresas oferecem pagamento de contas on-line automatizado, o que ajuda muito quando se trata de lembrar datas de vencimento e saldos. Em vez de vasculhar arquivos e pilhas de correspondência para descobrir qual fatura vence primeiro, o pagamento automatizado retirará o valor devido na data de vencimento todos os meses.
3. Opte por faturas e extratos sem papel
Em vez de receber uma grande pilha de correspondência em papel na caixa de correio da sua casa ou escritório, incluindo contas e extratos bancários, por que não optar por uma opção mais gerenciável e ecológica e não usar papel? Seu banco e muitas outras empresas que emitem faturas devem ter uma opção em seus sites para que você escolha não receber extratos impressos. Eliminar esses papéis, metade dos quais você provavelmente irá destruir ou reciclar de qualquer maneira, deixará o ambiente mais limpo e facilitará na manutenção de um local mais organizado.
4. Elimine papel e lixo eletrônico
Aproveite os serviços que permitem cancelar a assinatura de mensagens indesejadas, como catálogos, boletins informativos, revistas, cupons e outros documentos desnecessários que chegam à sua porta todos os dias.
Agora dê uma olhada na sua caixa de entrada de e-mail. Ela está repleta de mensagens promocionais e atualizações de sites que não são mais relevantes para você? Reserve um tempo para clicar no botão “cancelar”, que geralmente você encontra na parte inferior dessas mensagens, ou denuncie-as como spam. De agora em diante, quando você verificar seu e-mail, não exclua automaticamente essas mensagens, mas procure o link de cancelamento de inscrição ou marque-as como spam para começar a limpar sua caixa de entrada.
5. Armazene documentos importantes eletronicamente
De recibos de pagamento e documentos fiscais a cartões de aniversário e cartas pessoais, armazenar esses itens em qualquer pasta ou gaveta antiga aumenta o risco de perdê-los ou danificá-los e torna o acesso mais difícil. Em vez disso, adquira um scanner de mesa eficiente para sua área de trabalho doméstica ou escritório e comece a transferir seus documentos em papel para um formato digital.
Digitalizar documentos traz muitos benefícios, como conservar espaço de armazenamento físico, aumentar a segurança de documentos confidenciais e permitir maneiras fáceis de compartilhar documentos digitalizados de pessoa para pessoa. Scanners de mesa, como os da Kodak Alaris, ocupam pouco espaço e são projetados para agilizar facilmente a digitalização de documentos e manter os arquivos organizados e compartilháveis.
6. Mantenha o material fiscal separado
Os serviços fiscais recomendam manter formulários e registros por até sete anos, dependendo do documento e da sua situação fiscal atual. Manter esses documentos seguros e organizados é importante no caso de você precisar consultá-los por qualquer motivo, portanto, um cofre ou pasta de arquivos física em sua área de trabalho é útil. Digitalizar esses documentos e mantê-los em uma pasta eletrônica com o ano e o tipo de formulário também pode ser ideal. Certifique-se de descartar todos os documentos fiscais de que não precisa mais.
